Repensando la gestión de las aplicaciones

Para tener éxito, las organizaciones necesitan contar con un portfolio de aplicaciones corporativas saneado. Actualmente, la mayoría de los CIO tienen muchos problemas para responder a las necesidades que el negocio les demanda tanto en rendimiento, como en agilidad o en resultados medibles, debido a las importantes limitaciones vinculadas a la gestión de sus aplicaciones.

La gestión de aplicaciones empresariales es cada vez más compleja y está tendencia se va acentuando debido a la obsolescencia de algunos sistemas y a las posibles incompatibilidades con la aparición de nuevas tecnologías. Las estrategias de fusión y adquisición —y años de incorporación de nuevos sistemas con funcionalidades solapadas— han creado portfolios que, en algunos casos, cuentan con un gran número de aplicaciones redundantes.

Uno de los mayores problemas es la falta de visibilidad y de información fiable, vital para que el CIO pueda ver y entender el TCO (total cost of ownership) y el valor real que son capaces de ofrecer estas aplicaciones. Por su parte, desde las unidades de negocio se demanda que desde TI se asignen recursos para crecer e innovar. Sin embargo, la realidad es que estos departamentos gastan entre un 65% y un 80% de sus presupuestos solo en mantener funcionando los sistemas.

Para todas organizaciones —tanto las que han completado algún proceso de transformación como para las que no lo han hecho— resulta crucial equilibrar de forma adecuada la proporción entre run, grow y transform en lo que respecta a sus portfolios de aplicaciones. De hecho, a no ser que cambien el modo en que estos se gestionan, visualizan y controlan, esa proporción se alejará —de manera inevitable— de esa visión de crecimiento e innovación. Y esa tendencia puede inhabilitar incluso a las mejores organizaciones a la hora de obtener los beneficios esperados tras un esfuerzo de modernización del portfolio. 

Esta transformación es necesaria para mejorar el control sobre el envejecimiento de las aplicaciones empresariales y poder gestionar los cambios en el negocio. El objetivo es que los CIO pueden ofrecer un alineamiento mayor entre las TI y el negocio, lo que posibilita una mayor agilidad, seguridad y continuidad del negocio, así como una reducción (de aproximadamente el 50%) sobre el mantenimiento de las aplicaciones “vivas”. Además, ofrece la posibilidad de ajustar sus portfolios en conjunción con los cambios en el negocio, minimizando o eliminando la necesidad de transformaciones más agresivas, arriesgadas y radicales.

Un portfolio de aplicaciones transformado facilita el control de las métricas de cada aplicación —coste/rendimiento— y posibilita la elección de la mejor estrategia de sourcing para cada tipo de aplicación: mantenerla interna, externalizarla, transferirla a la nube…

Estas técnicas permiten balancear de forma eficiente la ratio de run, grow y transform

Transformar el portfolio

Existen dos técnicas fundamentales para transformar un portfolio de aplicaciones y cumplir con estos objetivos.

La primera es la entrega de servicios dinámica (dynamic serviced delivery) e incluye una serie de métodos y herramientas para optimizar costes y habilitar el cambio en el negocio. Esta técnica incorpora un modelo de entrega escalable que posibilita que los servicios sean asignados por aplicaciones, basados en necesidades de negocio, y permite flexibilizar el cambio en los niveles de servicio a medida que el negocio cambia. Permite que se implemente un modelo transparente de costes, específico por cada aplicación, ayudando a que tanto la TI como las unidades de negocio puedan entender y controlar mejor los gastos e inversiones.

La segunda técnica es la gestión del portfolio dirigida por datos (data-driven portfolio management), que implementa un proceso continuo para recopilar información, analizar métricas e identificar oportunidades de mejora. Utilizando esta técnica, las organizaciones pueden gestionar y mantener un inventario de aplicaciones y sus métricas de soporte individuales. Además, facilita la puntuación y clasificación de cada aplicación, estableciendo la estructura necesaria para el análisis. También incluye la monitorización de los datos de cada aplicación para poder analizar la causa raíz de problemas o bajos rendimientos.

Dentro del contexto de esta segunda técnica, HPE emplea cuatro métodos para ganar visibilidad y desarrollar una dirección estratégica para las aplicaciones corporativas:

  • Inventariar: crear y mantener un inventario de aplicaciones y sus atributos.
  • Clasificar las aplicaciones para establecer la estructura necesaria para análisis posteriores.
  • Evaluar todas las aplicaciones para identificar oportunidades de optimización.
  • Crear un caso de negocio (business case) para estudiar cualquier inversión.

Cuando hablamos de “repensar” la gestión de las aplicaciones nos referimos a emplear este enfoque sistemático, que resulta clave para crear y mantener un portfolio de aplicaciones corporativas saneado.

Si se usan de forma correcta, estas técnicas y métodos permiten a las organizaciones balancear de forma eficiente la ratio de run, grow y transform, y, a los CIO, mejorar el control de sus portfolios, optimizar costes y acelerar el cambio transformándose en verdaderos proveedores de servicios a sus usuarios de negocio.

Preguntas clave

Como complemento, es recomendable incorporar un cuadro de mandos que resuma los costes de las aplicaciones gestionadas bajo este modelo y que permita visualizar las tendencias que les afectan a lo largo del tiempo: si una aplicación muestra cambios significativos en su clasificación, los atributos pueden ser investigados en profundidad para determinar qué aspectos del soporte están cambiando.

Las organizaciones orientadas a resultados pueden utilizar estas herramientas para responder a las preguntas clave relacionadas con las aplicaciones, como:

  • ¿Qué rendimiento están teniendo a lo largo del tiempo?
  • ¿Responde el coste al valor que proporciona al negocio?
  • ¿Existen aplicaciones que estén empeorando? ¿Cuáles están mejorando?
  • ¿Mi portfolio está evolucionando de forma correcta para responder a los cambios del negocio?
  • ¿Qué inversiones debo hacer para obtener el máximo retorno?

Rethinking applications management

Ejemplos de implementación exitosos